تأمین نیروی انسانی با اعلام یک عدد شروع نمی‌شود. پیش از درخواست نیرو، فهرستی از کارهای مورد انتظار تهیه کنید: چه کاری، در کدام محل، در چه بازه زمانی و با چه خروجی انجام می‌شود؟ عبارت کلی «نیروی خدماتی» برای انتخاب فرد مناسب کافی نیست. نظافت فضای اداری، جابه‌جایی اقلام و بایگانی هرکدام مهارت و آموزش متفاوتی می‌خواهند.
گام اول: نیاز را به شرح کار تبدیل کنید
برای هر موقعیت یک برگه تهیه کنید. عنوان شغل، محل خدمت، ساعات موردنیاز، ابزار کار، محدودیت‌های دسترسی و فرد پاسخ‌گو را در آن بنویسید. مواردی را که خارج از شرح وظیفه‌اند نیز مشخص کنید تا کارمند با درخواست‌های متناقض مواجه نشود.
گام دوم: معیار انتخاب را قابل مشاهده کنید
به‌جای صفت‌هایی مانند «کاملاً حرفه‌ای»، توانایی‌های قابل ارزیابی تعیین کنید؛ برای مثال استفاده از نرم‌افزار اداری یا اجرای چک‌لیست نظافت. ارزیابی کوتاه مرتبط با کار، اطلاعات مفیدتری از پرسش‌های کلی فراهم می‌کند. تنها اطلاعات لازم برای استخدام و انجام کار جمع‌آوری شود.
گام سوم: استقرار را برنامه‌ریزی کنید
پیش از روز شروع، مسئول معرفی نیرو، محل تحویل تجهیزات، مسیر گزارش مشکل و آموزش اولیه را مشخص کنید. در پایان روز اول، دسترسی‌ها و شرح وظایف را با کارمند مرور کنید. در هفته نخست نیز بازخورد سازمان و کارمند را جداگانه دریافت کنید.
گام چهارم: ظرفیت جایگزینی را بسنجید
برای غیبت یا تغییر محل خدمت، مسیر هماهنگی مشخص داشته باشید. جایگزینی نباید به پاک شدن سابقه فرد قبلی منجر شود. تاریخ شروع و پایان هر انتساب را ثبت کنید و پس از هر تغییر، فهرست افراد مجاز در محل خدمت را به‌روز نگه دارید.