کنترل کیفیت خدمات عمومی زمانی مفید است که معیارها پیش از شروع کار روشن باشند. «محیط تمیز باشد» برداشت‌های متفاوت ایجاد می‌کند؛ اما تعیین محل، نوع فعالیت، زمان اجرا و روش بازبینی، مسئولیت‌ها را مشخص می‌کند.
محیط را بخش‌بندی کنید
اتاق‌های اداری، راهروها، سرویس‌ها و محل‌های پرتردد نیاز یکسان ندارند. برای هر بخش، فعالیت‌های روزانه، هفتگی و دوره‌ای را جدا کنید. ساعت انجام کار را با تردد و فعالیت سازمان هماهنگ کنید تا خدمات موجب اختلال نشود.
چک‌لیست کوتاه بسازید
هر ردیف شامل نام محل، کار مورد انتظار، زمان انجام، نام اجراکننده و نتیجه بازبینی باشد. تعداد زیاد ردیف‌های تکراری معمولاً فرم را به یک کار اداری بی‌اثر تبدیل می‌کند. ابتدا نقاط حساس و موارد پرتکرار شکایت را پوشش دهید.
مصرف اقلام را قابل پیگیری کنید
تحویل و مصرف مواد و ابزار را ثبت کنید. برای کار با هر ماده، برچسب و دستورالعمل سازنده مبناست. مواد ناشناخته را با یکدیگر ترکیب نکنید و ظرف بی‌نام در اختیار نیرو نگذارید. تجهیزات فرسوده را برای بررسی گزارش کنید.
به نتیجه توجه کنید
تکمیل فرم به‌تنهایی نشانه کیفیت نیست. چند محل را به‌صورت نمونه بررسی کنید و نتیجه را با زمان ثبت‌شده مقایسه کنید. اگر یک ایراد تکرار می‌شود، علت ممکن است کمبود ابزار، زمان‌بندی نامناسب یا آموزش ناکافی باشد.
بازخورد را به اقدام تبدیل کنید
هر ایراد باید مسئول پیگیری و زمان رسیدگی داشته باشد. پس از اصلاح، نتیجه دوباره بررسی شود. برای جلسه دوره‌ای، سه مورد کافی است: ایرادهای تکراری، اقدام انجام‌شده و تغییر لازم در برنامه بعدی. این روش از انباشته شدن شکایت‌های بدون پاسخ جلوگیری می‌کند.