وقتی کارکنان در چند سازمان و چند قرارداد فعالیت می‌کنند، ثبت یک فیلد «محل کار» در پرونده کافی نیست. با جایگزین کردن نام محل، اطلاعات گذشته از بین می‌رود و پاسخ به این پرسش دشوار می‌شود: هر فرد در یک تاریخ مشخص تحت کدام پیمان خدمت می‌کرد؟
سه مفهوم را جدا نگه دارید
کارفرما سازمان طرف قرارداد است. پیمان توافق مشخصی با شماره و بازه زمانی است. محل خدمت، ساختمان یا واحدی است که نیرو در آن مستقر می‌شود. یک کارفرما می‌تواند چند پیمان داشته باشد و هر پیمان نیز چند محل را پوشش دهد.
انتساب را یک سابقه مستقل بدانید
هر انتساب باید کارمند، محل خدمت، تاریخ شروع و تاریخ پایان داشته باشد. اطلاعات کارمند با تغییر پروژه نباید دوباره ساخته شود؛ همان پرونده به سابقه جدید مرتبط می‌شود. این کار از ایجاد حساب‌های تکراری جلوگیری می‌کند.
مرز زمانی را روشن تعریف کنید
اگر انتقال از روز مشخصی انجام می‌شود، پایان انتساب قبلی و شروع انتساب جدید نباید به‌صورت ناخواسته هم‌پوشانی داشته باشند. اگر سازمان واقعاً از تقسیم زمان نیرو بین چند محل استفاده می‌کند، لازم است مدل برنامه کاری و سهم زمانی جداگانه تعریف شود؛ ثبت دو انتساب کامل جای آن را نمی‌گیرد.
گزارش امروز را از گزارش سابقه جدا کنید
فهرست نیروهای فعال امروز باید بازه تاریخ، وضعیت حساب و وضعیت پیمان را در نظر بگیرد. گزارش تاریخی ممکن است یک فرد را در چند گروه نشان دهد؛ پس جمع تعداد گروه‌ها الزاماً تعداد کارکنان یکتا نیست.
دسترسی را محدود کنید
کارمند به سابقه مربوط به خودش نیاز دارد. دسترسی به همه سوابق و خروجی گروهی باید به مسئولان مجاز محدود شود. فایل گزارش نیز اطلاعات پرسنلی است و باید با همان دقت مدارک اصلی نگهداری شود.